Jeżeli otrzymałeś zapytanie od chińskiej firmy za pośrednictwem EnterChina, oznacza to, że pierwszy i często najtrudniejszy etap został już zakończony. Zanim druga strona zdecydowała się wysłać wiadomość, znalazła Twój profil w chińskiej wersji platformy, zapoznała się z opisem firmy przygotowanym w języku chińskim, przeanalizowała zakres usług, doświadczenie oraz obsługiwane rynki i uznała, że Twoja firma może być odpowiednim partnerem do realizacji projektu.
To bardzo ważna różnica. Nie rozpoczynasz rozmowy z osobą, która dopiero próbuje zrozumieć, czym zajmuje się Twoje przedsiębiorstwo. Rozpoczynasz rozmowę z firmą, która ma już za sobą etap wstępnej analizy i świadomie zdecydowała się na pierwszy kontakt.
Ponadto, klienci z Chin korzystają z WeChat jako podstawowego kanału komunikacji biznesowej. Pierwsza wiadomość jest weryfikowana przez zespół EnterChina. Potwierdzamy autentyczność kontaktu, pomagamy obu stronom rozpocząć rozmowę oraz wspieramy tłumaczenie pierwszej konwersacji poprzez oficjalne konto WeChat naszej platformy. Dzięki temu pierwsza wymiana wiadomości przebiega sprawniej, a obie strony mogą skupić się na projekcie, zamiast mierzyć się z barierą językową lub nieporozumieniami wynikającymi z różnic komunikacyjnych.
Dopiero po zakończeniu tego etapu rozmowa trafia bezpośrednio do Ciebie. To właśnie od tego momentu zaczyna się proces, który w największym stopniu zależy już od sposobu prowadzenia komunikacji.
Najczęstszym błędem europejskich firm jest założenie, że skoro pojawiło się pierwsze zapytanie, należy jeszcze raz przedstawić całe przedsiębiorstwo. Do odpowiedzi trafia obszerna prezentacja korporacyjna, pełny katalog produktów, historia firmy, certyfikaty, zdjęcia zakładu produkcyjnego i wszystkie materiały marketingowe przygotowywane przez lata.
W większości przypadków nie jest to potrzebne.
Chińska firma już wie, czym się zajmujesz. Właśnie dlatego zdecydowała się na kontakt. Powielanie informacji, które poznała wcześniej na platformie, nie przybliża rozmowy do kolejnego etapu. Wręcz przeciwnie – odwraca uwagę od projektu, którego dotyczy zapytanie.
Najpierw zrozum projekt, dopiero później przygotuj ofertę
Naturalną reakcją jest jak najszybsze przygotowanie oferty handlowej. W praktyce na tym etapie zazwyczaj nie dysponujesz jeszcze wystarczającą liczbą informacji. Nie znasz ostatecznego zakresu projektu, oczekiwanych ilości, harmonogramu, wymagań technicznych ani sposobu podejmowania decyzji po stronie klienta. Oferta przygotowana na podstawie kilku zdań z pierwszej wiadomości bardzo często wymaga później wielu poprawek lub opiera się na błędnych założeniach.
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest potraktowanie pierwszej odpowiedzi jako początku rozmowy, a nie końca procesu sprzedaży. Jeżeli zapytanie jest ogólne, warto najpierw zadać kilka pytań doprecyzowujących. Jeżeli klient dobrze opisał projekt, odnieś się bezpośrednio do jego potrzeb i pokaż doświadczenie właśnie w tym obszarze.
Co warto wysłać w pierwszej odpowiedzi?
Pierwsza odpowiedź powinna rozwijać rozmowę, a nie ponownie przedstawiać Twoją firmę. Zacznij od krótkiego odniesienia się do otrzymanego zapytania i potwierdź, że rozumiesz zakres projektu. Następnie pokaż dwa lub trzy przykłady realizacji najbardziej zbliżone do potrzeb klienta, zamiast przesyłać pełne portfolio przedsiębiorstwa. Jeżeli posiadasz doświadczenie w tej samej branży lub realizowałeś podobne projekty, właśnie te informacje będą dla drugiej strony najbardziej wartościowe.
Dopiero w dalszej części warto przedstawić informacje budujące wiarygodność firmy, takie jak doświadczenie na rynkach zagranicznych, współpraca z rozpoznawalnymi klientami czy certyfikaty mające znaczenie dla danego projektu. Na końcu zaproponuj kolejny krok. W większości przypadków będzie nim krótkie spotkanie online lub rozmowa pozwalająca doprecyzować wymagania przed przygotowaniem oferty.
Obserwacja EnterChina
Z naszych doświadczeń wynika, że firmy odnoszące się bezpośrednio do treści zapytania znacznie szybciej przechodzą do kolejnych etapów rozmów niż przedsiębiorstwa odpowiadające uniwersalną prezentacją przygotowaną dla wszystkich klientów. Personalizacja nie polega na stworzeniu nowej oferty od podstaw, lecz na pokazaniu doświadczenia najbardziej zbliżonego do problemu, który chce rozwiązać chiński partner.
Czego nie wysyłać jeszcze na tym etapie?
Pierwsza odpowiedź nie jest najlepszym momentem na przesyłanie pełnego katalogu produktów, szczegółowej dokumentacji technicznej, kompletnego cennika czy wielostronicowej prezentacji korporacyjnej. Wszystkie te materiały mogą okazać się bardzo przydatne, jednak dopiero wtedy, gdy obie strony będą miały wspólne zrozumienie projektu i przejdą do rozmów o konkretnych rozwiązaniach.
Nie oznacza to, że należy ukrywać informacje. Chodzi raczej o ich odpowiednie dawkowanie. Na początku najważniejsze jest pokazanie, że rozumiesz potrzeby klienta i potrafisz je zaspokoić. Szczegółowa dokumentacja ma największą wartość wtedy, gdy odpowiada na konkretne pytania pojawiające się w dalszej części procesu.
Obserwacja EnterChina
Jednym z najczęstszych błędów europejskich firm jest przekonanie, że większa liczba informacji automatycznie zwiększa wiarygodność przedsiębiorstwa. W praktyce nadmiar materiałów często utrudnia odbiorcy odnalezienie tych informacji, które są naprawdę potrzebne na danym etapie rozmowy.
Jak powinna wyglądać pierwsza wiadomość?
Sama wiadomość nie powinna być rozbudowana. Podziękuj za kontakt, odnieś się bezpośrednio do projektu opisanego przez klienta i poinformuj, że w załączeniu przesyłasz materiały dotyczące podobnych realizacji. Jeżeli potrzebujesz dodatkowych informacji, zadaj kilka konkretnych pytań zamiast przygotowywać ofertę opartą na przypuszczeniach. Celem pierwszej wiadomości nie jest przekonanie klienta do zakupu, lecz sprawne przejście do kolejnego etapu rozmowy.
Co dzieje się dalej?
Po pierwszej wymianie wiadomości rozmowa stopniowo przechodzi z etapu poznawania partnera do etapu definiowania projektu. To moment, w którym obie strony doprecyzowują wymagania, omawiają zakres współpracy i przygotowują podstawy do opracowania właściwej oferty handlowej. Dopiero wtedy szczegółowe specyfikacje, dokumentacja techniczna czy wycena zaczynają odgrywać swoją rolę.
Najważniejsza rzecz, o której warto pamiętać, jest jednak znacznie prostsza.
Nie odpowiadasz już na pytanie: „Kim jesteście?”.
Na to pytanie odpowiedział wcześniej Twój profil w EnterChina.
Teraz odpowiadasz na znacznie ważniejsze pytanie: „Czy potraficie zrealizować właśnie ten projekt?”.
To właśnie od odpowiedzi na to pytanie najczęściej zaczyna się udana współpraca z chińskim partnerem.