Pierwsze spotkanie z chińską firmą bardzo rzadko wygląda tak, jak wyobraża je sobie większość europejskich przedsiębiorców. Przygotowujemy rozbudowaną prezentację, chcemy opowiedzieć o historii firmy, przewagach konkurencyjnych i pełnej ofercie, zakładając, że od jakości tej prezentacji będzie zależało powodzenie rozmowy. Tymczasem w praktyce pierwsze spotkanie B2B najczęściej nie jest spotkaniem sprzedażowym. Jest spotkaniem roboczym, podczas którego obie strony próbują odpowiedzieć na znacznie prostsze pytanie – czy warto poświęcić czas na przygotowanie projektu i zaangażowanie kolejnych osób do rozmów.
Jeżeli kontakt został nawiązany za pośrednictwem EnterChina, ten proces wygląda jeszcze inaczej. Chińska firma nie trafia na spotkanie przypadkiem. Wcześniej znalazła profil Twojego przedsiębiorstwa w chińskiej wersji platformy, zapoznała się z opisem działalności, zakresem usług i doświadczeniem, a pierwszy kontakt został zweryfikowany przez nasz zespół za pośrednictwem WeChat. Dodatkowo pomagamy obu stronom rozpocząć pierwszą konwersację i wspieramy jej tłumaczenie, dzięki czemu już od początku rozmowa może koncentrować się na projekcie, a nie na barierach językowych.
To oznacza, że podczas pierwszego spotkania nie musisz ponownie przekonywać klienta, kim jesteś. Powinieneś pokazać, że rozumiesz jego projekt.
Kto zazwyczaj bierze udział w pierwszym spotkaniu?
Skład uczestników zależy od wielkości firmy i rodzaju projektu, jednak istnieją pewne powtarzające się schematy. W mniejszych prywatnych przedsiębiorstwach bardzo często uczestniczy właściciel lub dyrektor zarządzający. W większych organizacjach pierwszą rozmowę prowadzi zazwyczaj osoba odpowiedzialna za rozwój biznesu zagranicznego, eksport lub zakupy. Jej zadaniem jest zebranie informacji i przedstawienie ich kolejnym osobom zaangażowanym w proces wyboru partnera.
Jeżeli projekt ma charakter techniczny, w spotkaniu może uczestniczyć również inżynier lub kierownik projektu, jednak równie często dołącza dopiero podczas kolejnych rozmów. Nie powinno również dziwić, że część uczestników przez większość spotkania pozostaje cicho. W wielu chińskich firmach jedna osoba prowadzi rozmowę, podczas gdy pozostali obserwują, robią notatki lub analizują odpowiedzi. Milczenie nie oznacza braku zainteresowania.
Obserwacja EnterChina
Europejskie firmy często próbują ocenić zainteresowanie klienta po liczbie zadawanych pytań lub aktywności uczestników spotkania. W praktyce znacznie ważniejsze jest to, czy po rozmowie pojawiają się konkretne ustalenia dotyczące kolejnego etapu. To one najlepiej pokazują, czy projekt będzie kontynuowany.
Jak przebiega pierwsza rozmowa?
Pierwsze spotkanie online trwa zazwyczaj od trzydziestu do sześćdziesięciu minut. Rozpoczyna się krótkim przedstawieniem uczestników, po czym bardzo szybko przechodzi do omówienia projektu. Długie prezentacje korporacyjne są coraz rzadziej potrzebne, zwłaszcza jeżeli klient wcześniej zapoznał się z profilem firmy.
W większości przypadków klient opisuje projekt, przedstawia swoje oczekiwania i odpowiada na pytania dotyczące zakresu współpracy. Dopiero później rozmowa schodzi na doświadczenie wykonawcy, sposób realizacji podobnych projektów oraz organizację współpracy. Ostatnie minuty warto poświęcić na ustalenie kolejnych kroków. To właśnie ten element najczęściej decyduje o tym, czy rozmowa będzie miała ciąg dalszy.
O co warto zapytać podczas pierwszego spotkania?
Dobra rozmowa nie polega na przedstawieniu całej firmy, ale na zrozumieniu projektu. Zanim zaczniesz przygotowywać ofertę, warto uzyskać odpowiedzi przynajmniej na kilka kluczowych pytań.
- Jaki jest główny cel tego projektu?
- Dlaczego zdecydowali się Państwo rozpocząć ten projekt właśnie teraz?
- Na jakim etapie znajduje się obecnie projekt?
- Kto będzie uczestniczył w podjęciu ostatecznej decyzji?
- Jakie trzy wymagania będą miały największy wpływ na wybór partnera?
- Czy współpracowali już Państwo wcześniej z firmami z Europy?
- Jak wygląda planowany harmonogram projektu?
- Jakich informacji oczekują Państwo od nas po dzisiejszym spotkaniu?
- Jak będzie wyglądał kolejny etap procesu po Państwa stronie?
- Czy jest coś, o co powinniśmy zapytać, aby lepiej zrozumieć projekt?
Nie wszystkie pytania muszą paść podczas jednej rozmowy. Ważniejsze od odhaczenia całej listy jest zrozumienie, jak klient postrzega projekt i jakie informacje będą potrzebne do przygotowania oferty.
Ściąga na pierwsze spotkanie
Przed zakończeniem rozmowy upewnij się, że znasz odpowiedzi na najważniejsze pytania.
✓ Jaki problem klient chce rozwiązać?
✓ Na jakim etapie znajduje się projekt?
✓ Kto podejmie ostateczną decyzję?
✓ Jakie są najważniejsze kryteria wyboru partnera?
✓ Jaki jest planowany harmonogram?
✓ Jakich materiałów oczekuje klient po spotkaniu?
✓ Kiedy i w jakiej formie odbędzie się kolejny kontakt?
Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć na większość z tych pytań, przygotowanie szczegółowej oferty prawdopodobnie będzie przedwczesne.
Czy podczas pierwszego spotkania rozmawia się o cenie?
Może się to zdarzyć, jednak w wielu przypadkach rozmowa o cenie pojawia się dopiero wtedy, gdy obie strony dobrze rozumieją zakres projektu. Jeżeli klient nie określił jeszcze wszystkich wymagań, podanie ostatecznej wyceny oznacza zwykle przyjęcie wielu założeń, które później trzeba będzie zmieniać. Znacznie bezpieczniej jest wyjaśnić, jakie informacje są potrzebne do przygotowania rzetelnej oferty i wspólnie ustalić termin jej przedstawienia.
Czego unikać?
Najczęściej popełnianym błędem jest zamiana pierwszego spotkania w prezentację firmy. Jeżeli klient trafił do Ciebie przez EnterChina, zna już podstawowe informacje o przedsiębiorstwie. Znacznie większą wartość będzie miała rozmowa o jego projekcie niż kolejne slajdy opisujące historię firmy.
Nie przerywaj rozmówcom, nie krytykuj konkurencji i nie składaj deklaracji, których nie jesteś w stanie później potwierdzić. Jeżeli nie znasz odpowiedzi na pytanie techniczne, otwarcie powiedz, że sprawdzisz tę informację po spotkaniu. W relacjach B2B wiarygodność zawsze buduje się łatwiej poprzez rzetelność niż poprzez próbę udzielenia odpowiedzi za wszelką cenę.
Co zrobić po zakończeniu spotkania?
Jeszcze tego samego dnia warto przesłać krótkie podsumowanie rozmowy. Nie powinno ono powtarzać prezentacji firmy, lecz porządkować ustalenia. Potwierdź, jak rozumiesz projekt, przypomnij najważniejsze decyzje podjęte podczas spotkania, wskaż informacje, które mają zostać przygotowane przez obie strony, oraz zaproponuj termin kolejnego kontaktu.
Brak odpowiedzi przez kilka dni nie musi oznaczać utraty zainteresowania. W wielu chińskich przedsiębiorstwach ustalenia z pierwszego spotkania są omawiane wewnętrznie z kolejnymi osobami odpowiedzialnymi za projekt, finansowanie lub kwestie techniczne. Dlatego warto jeszcze podczas rozmowy ustalić, kiedy i w jaki sposób nastąpi kolejny kontakt.
Obserwacja EnterChina
Jednym z najczęstszych powodów, dla których dobrze zapowiadające się rozmowy tracą tempo, nie jest brak zainteresowania po żadnej ze stron, lecz brak jasno ustalonego kolejnego kroku. Spotkanie zakończone konkretnym planem dalszych działań niemal zawsze prowadzi do sprawniejszej komunikacji niż rozmowa zakończona ogólnym „będziemy w kontakcie”.
Najważniejsza myśl
Pierwsze spotkanie z chińską firmą nie ma przekonać klienta, że jesteś najlepszym wykonawcą. Ma upewnić obie strony, że rozmawiają o tym samym projekcie i że warto poświęcić czas na przygotowanie oferty. Im lepiej wykorzystasz tę rozmowę do zrozumienia potrzeb klienta, tym większa szansa, że kolejny dokument, który przygotujesz, będzie początkiem współpracy, a nie początkiem długiej wymiany wyjaśnień.